Biuro rachunkowe to w aktualnych warunkach prowadzenia działalności gospodarczej właściwie obowiązkowe wsparcie przedsiębiorcy. Na jakich zasadach można wyznaczyć uniwersalne polecenie biura rachunkowego? Jakimi cechami powinno wyróżniać się biuro rachunkowe, aby zyskać zaufanie klientów, a tym samym odnieść sukces?

1. Jakie przedsiębiorstwa obsługuje biuro rachunkowe?

 Dobre firmy księgowe podejmują się najczęściej obsługi samozatrudnionych (jednoosobowych działalności gospodarczych) oraz spółek. Rozliczenia spółek to już poziom zaawansowany, więc z dużym prawdopodobieństwem możesz założyć, że osoba, która odpowiada za Twoje interesy rozumie aktualne normy prawne. W Polsce spółka to już praktycznie jedyna sensowna forma optymalizacji podatkowej.

2. Czy biuro księgowe doradza przedsiębiorcy przed założeniem działalności gospodarczej?

 Podpisanie umowy o świadczenie usług rachunkowych powinna poprzedzać precyzyjna analiza potrzeb w zakresie optymalizacji formy prowadzenia biznesu. Wiele biur rachunkowych przejmuje wszystkie formalności dotyczące rejestracji pierwszej działalności i umożliwia płynne przejście do wykonywania wybranych obowiązków zawodowych. Większość doświadczonych biur rachunkowych kontaktuje się na co dzień z urzędnikami z Urzędu Skarbowego, a także Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, co ułatwia rozwiązywanie drobnych konfliktów na bieżąco, a nawet nieco preferencyjne warunki przy zastosowaniu odpowiednich technik negocjacyjnych. Pomoc w zakładaniu biznesu to ważna kwestia, ponieważ nie każdy przedsiębiorca wie, jak wykorzystać preferencyjne składki i nie wie, jakie możliwości finansowania może uruchomić. Pierwszy biznes to zawsze stresująca perspektywa, szczególnie w krajowych, mocno niepewnych warunkach.

3. Czy biuro rachunkowe utrzymuje działa doradztwa podatkowego?

 W wielu przypadkach prowadzenie pełnej, czy uproszczonej księgowości przechodzi na nieco wyższy poziom, czyli na poziom doradztwa podatkowego umożliwiającego wygenerowanie wysokich oszczędności na daninach lub lepsze zabezpieczenie dotychczas wypracowanych zysków. Usługi doradztwa podatkowego to wyróżnik najlepszych księgowych, ponieważ wiążą się z ideą „firmy bez ZUS”, albo z mocno zaawansowanymi praktykami wypłaty dywidendy, tworzenia i sprzedaży spółek. Niektórzy doradcy podatkowi biorą również udział w restrukturyzacji biznesów.

4. Czy księgowość bierze odpowiedzialność za podejmowane działania?

 Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej to podstawa funkcjonowania doradztwa księgowego, ale musisz zrozumieć też bardzo ważną rzecz. To przedsiębiorstwa naraża się w pierwszej kolejności na straty i to przedsiębiorca odpowiada majątkiem za błędy, nie bezpośrednio biuro rachunkowe. W razie błędu tłumaczy się przedsiębiorca, ale oczywiście ze wsparciem księgowej. Rozróżniaj natomiast poziomy odpowiedzialności i niezależnie od jakości biura rachunkowego pilnuj zgodności rozliczeń i postaraj się o ustalenie standardu świadczenia usług tak, abyś mógł je bez problemu sprawdzić, czy to pod kątem terminowości składania rozliczeń podatkowych, czy innych kwestii. Biuro rachunkowe przeprowadza negocjacje z US i ZUS, albo szybciej nawiguje w poważniejszych konfliktach. W krytycznych sytuacjach możesz przekazać księgowym praktycznie wszystkie informacje o firmie w celu ustalenia najlepszej strategii ochrony. Coraz częściej księgowość łączy się z prawnikami, notariuszami, innymi specjalistami wpływającymi na zachowanie ducha przedsiębiorczości w legalnych warunkach funkcjonowania gospodarki.

5. Czy trzeba się martwić cennikiem usług księgowych?

 Tak naprawdę biuro rachunkowe cennik ustala elastycznie od skali dokumentów księgowych. Co to oznacza w praktyce? Jeżeli prowadzisz niewielką działalność gospodarczą, dopiero zaczynasz, masz niewiele faktur do wystawienia zapłacisz odpowiednio mniej w porównaniu do większych korporacji. To racjonalna zasada dająca szansę rozwoju z pełnym zabezpieczeniem specjalistów.

6. Księgowość stacjonarna, czy online?

 Z reguły najlepiej sprawdza się format hybrydowy, w którym z jednej strony wystawiasz faktury online (elektroniczne) i masz kontakt z księgową w poważniejszych sprawach, a te uwierz, na pewno wystąpią. Cennik biura rachunkowego zmienia się też z czasem. Lojalny, duży klient otrzymuje najczęściej lepsze wsparcie, mocno spersonalizowane. Księgowa taki biznes rozumie nieco lepiej i potrafi doradzić na bieżąco w porównaniu do mniejszych działalności, dopiero raczkujących na rynku. Czysta księgowość online wymaga już sporej wiedzy od przedsiębiorcy i pochłania masę czasu. Zautomatyzowane systemy to duża pomoc, ale dopłata do usług klasycznej księgowej to praktycznie grosze w stosunku do efektywności, dlatego priorytetowo rozpatrz ten model współpracy.

Dlaczego warto poszukać polecanego biura rachunkowego?

 W dużym uproszczeniu bez biura rachunkowego nie poprowadzisz prężnego biznesu i sporo ryzykujesz, ponieważ księgowość poświęca masę czasu na analizę aktualnych norm prawnych. Praktycznie każda pomyłka przy składaniu deklaracji kosztuje, a przedsiębiorcy znajdują się w jeszcze trudniejszej pozycji ze względu na polityczny nacisk do tzw. uszczelniania gospodarki.