Organizacja konferencji – krok po kroku

Organizacja konferencji – krok po kroku na której będą zaproszeni liczni goście, jest dużym wyzwaniem, jednak może przynieść znakomite korzyści dla firmy i jej wizerunku.  Polecamy zatem zacząć planowanie konferencji co najmniej kilka miesięcy przed terminem. (W przypadku większych wydarzeń, warto zacząć planowanie nawet z rocznym wyprzedzeniem). Na szczęście duże konferencje są powszechnym sposobem na promowanie wizerunku firmy od wielu lat, dlatego można posłużyć się sposobami, które wykorzystali organizatorzy w przeszłości.  

Temat konferencji

Każda konferencja potrzebuje tematu. Jaka jest tematyka przekazu, który ma zostać przekazany przez prelegentów i co jest najważniejsze dla uczestników konferencji? Najlepsze tematy są chwytliwe, powiązane z działalnością firmy, branży i obecnymi wydarzeniami oraz wywołują reakcję emocjonalną. Chcemy, aby konferencja inspirowała i stymulowała rozmowę, dlatego temat musi być interesujący. Temat będzie również kluczowy w promocji, ponieważ będzie musiał się znaleźć w mediach społecznościowych, na wydrukowanych plakatach, broszurach i innych materiałach zabezpieczających. Temat będzie automatycznie kojarzyć się z marką firmy.

Wybranie zespołu odpowiedzialnego za przygotowania

Jeśli chcemy zorganizować dużą konferencję, poradzenie sobie ze wszystkim samemu jest niemal niemożliwe, dlatego potrzebujemy zadedykowanego zespołu ludzi, którzy wezmą odpowiedzialność za różne aspekty planowania i promocji. Podzieliliśmy zespół na mniejsze podzespoły, jednak mogą to być również pojedyncze osoby, które skupią się na konkretnych obszarach działań. Współpraca zawsze daje większe możliwości niż praca w pojedynkę, dlatego Twoim głównym zadaniem powinno być nadzorowanie i koordynowanie działań pomocników.

• Zespół odpowiedzialny za planowanie, czyli m.in. wybór miejsca wydarzenia, zakwaterowanie, zajęcia, catering.
• Zespół, który będzie odpowiedzialny za zarządzanie budżetem, sprzedaż biletów i rejestrację uczestników. Ten zespół lub osoba będzie także odpowiadał na telefony i zapytania związane z konferencją.
• Zespół marketingowy odpowiedzialny za tworzenie materiałów promocyjnych, kontakt z mediami, zarządzanie stroną, blogiem i koordynujący promocję w mediach społecznościowych.
• Zespół odpowiedzialny za pozyskiwanie sponsorów, ubieganie się o ewentualną dotację i zbieranie funduszy. (Dotyczy to tylko niektórych konferencji)

Ustalanie daty

Teraz czas zdecydować, kiedy odbędzie się konferencja. Wspomnieliśmy już, że data ta powinna zostać wyznaczona na termin od sześciu miesięcy do roku od momentu podjęcia decyzji o jej organizacji. Musisz także zdecydować, ile będzie trwać konferencja. Duże konferencje zazwyczaj wymagają dwóch pełnych dni. Większe mogą trwać jeszcze dłużej. Wybierz datę, która nie jest sprzeczna z innymi ważnymi wydarzeniami, takimi jak np. festiwal w tym samym mieście, ponieważ zwiększają one koszty rezerwacji noclegu i utrudniają transport do i z konferencji. Poza tym nie chcesz, aby Twoja konferencja musiała konkurować z innymi wydarzeniami. Unikaj okresów letnich i zimowych, gdy ludzie wybierają się na wakacje. Najlepiej jest wybrać datę od początku września do końca listopada lub od połowy marca do końca czerwca. Ustalenie daty to punkt wyjścia, od którego możesz zacząć, aby lepiej zaplanować przygotowania.

Rezerwacja miejsca konferencji

Gdy wybierzesz datę, możesz zacząć szukać odpowiednich miejsc spełniających Twoje wymagania. Na organizację konferencji świetnie nadają się hotele, które posiadają specjalne sale konferencyjne lub tereny uniwersytetów. Można skorzystać również z pomocy firmy, dla których organizacja konferencji jest głównym obszarem działań. Wybierając miejsce na organizację konferencji, trzeba zwrócić uwagę na m.in.

• • • Rozmiar: Rezerwacja zbyt małej sali, jest zdecydowanie złym pomysłem. Jednak tak samo wybranie bardzo przestrzennego miejsca dla stosunkowo skromnej grupy będzie zbędnym wydatkiem
    • Lokalizacja: najlepiej zorganizować konferencję w nieco odosobnionym miejscu, aby uczestnicy mogli lepiej skupić się na samym wydarzeniu
    • Atmosfera: bardzo ważne jest, aby klimat miejsca odpowiadał docelowym odbiorcom i tematowi
    • Zakwaterowanie: Czy obiekt może zapewnić zakwaterowanie na miejscu lub czy w pobliżu są hotele, w których mogliby się zatrzymać goście?
    • Catering: Czy catering jest wliczony w cenę, czy firmy cateringowe mogą łatwo dostać się do miejsca konferencji i zapewnić pożywienie uczestnikom konferencji? Jeśli nie, to trzeba zastanowić się, czy w okolicy są odpowiednie kawiarnie i restauracje?
    • Aspekty techniczne: czy sala ma ekrany projekcyjne, mikrofony, miejsca do ładowania telefonów i oczywiście dostęp do Wi-Fi?

Organizacja konferencji i promocja

Kiedy wszystkie najważniejsze kwestie związane z organizacją są zaplanowane, przychodzi czas na promocję i zaproszenie osób, które mają wystąpić na wydarzeniu. Mówcy powinni być związani z branżą i posiadać autorytet oraz specjalistyczną wiedzę, dzięki której zaciekawią wszystkich przybyłych gości. Do promocji konferencji można wykorzystać media społecznościowe oraz banery i plakaty (jeśli to wydarzenie, na które mogą przybyć wszystkie zainteresowane osoby).